Servicios disponibles
Captura y Gestion Documental
Estos servicios utilizan las mejores tecnologías de captura de imágenes, interpretación, validación y enriquecimiento automático de la información.
Brindamos soluciones de tercerización completa o parcial de servicios: ofreciendo alternativas con personal propio de Grupo DN o bien en forma parcial e integrando al personal de su empresa con expertos de nuestro staff.
La alternativa combinada entre personal de Grupo DN y de su empresa ha probado ser muy eficiente en los casos en los cuales la información a digitalizar es particularmente especifica o detallada y requiere para su tratamiento del conocimiento experto de personal de su empresa.
Los proyectos contemplan habitualmente las siguientes tareas:
Clasificación y traslado de los documentos originales.
Captura y control de la documentación, con revisión exhaustiva de los niveles de calidad de las imágenes capturadas.
Indexación de la información con distintos niveles que garanticen una administración adecuada para el manejo de los documentos capturados.
Administración y procesamiento de la información mediante los circuitos previamente diseñados.
Almacenamiento y resguardo, garantizando la seguridad en el manejo de la información.
Los proyectos Incluyen el asesoramiento de profesionales con experiencia en desarrollo de aplicaciones de diversa complejidad y envergadura.
Disponemos de sistemas en producción en varias empresas, varias de las cuales gestionan grandes volúmenes datos, sobre todos los cuales garantizamos la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
Microfilmación de Libros de Sueldos y Jornales
El Servicio de Microfilmación y Generación en CD's de los Libros de Sueldos y Jornales está legalmente aceptado por la Dirección Nacional de Protección del Trabajo, dependiente del Ministerio de Trabajo.
Las microfichas COM son generadas a partir de su Archivo de Remuneraciones (del archivo spool de impresión) permitiendo mantenerlos en forma ordenada, evitando ocupar espacio y de fácil acceso para la búsqueda y consulta de la información.
También se brinda el servicio de Microfilmación convencional la partir de archivos impresos en papel.
Los servicios adicionales ofrecidos para Libros de Sueldos y Jornales son:
El proceso de rubrica mensual de las microfichas ante el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires o ante la Delegación del Ministerio de Trabajo que corresponda.
El informe de contador solicitado por el GCBA.
La entrega de las microfichas y el CD en las oficinas del Cliente.
Características de las Microfichas
Las microfichas COM generadas a partir del archivo spool de impresión enviados por el cliente son las siguientes:
Medidas de la microficha: 105 por 148 milímetros.
Reducción 48X: Esto significa que cada microficha puede contener aproximadamente hasta 200 imágenes de las hojas de Libros Ley.
En este medio se entregará un juego de microfichas originales y un juego de microfichas duplicadas.
Archivo PDF en CD: Además de las microfichas se entregar un archivo en PDF, grabado en un CD, el cual contendrá la misma información recibida del archivo spool de impresión entregado por el cliente, con el cual se generaron las microfichas. Dicho archivo posibilitará la rápida visualización e impresión de las hojas del Libro de Sueldos, para las consultas cotidianas en el Departamento de Recursos Humanos
Beneficios
El sistema de Microfichas asegura el resguardo de sus libros en un medio resistente y confiable, manteniendo el orden de los mismos en un mínimo espacio y evitando el deterioro del papel con el paso de los años.
Permite reducir los costos y el tiempo utilizados en la impresión, búsqueda y almacenamiento de los libros.
La microficha permite tener una copia de resguardo de la información que junto con la Hoja madre y el informe del contador, le dan el valor legal que sus libros necesitan ante una posible inspección.
La rubrica se realiza con posterioridad a la realización de las microfichas lo que le proporciona la ventaja de poder visualizar las mismas y detectar errores en los archivos antes de enviarlos a rubricar.
Evita tener hojas pre numeradas y rubricadas con antelación a la impresión del Libro de Sueldos.
Si bien las numeración interna de las hojas que figuran en las microfichas deben ser correlativas, el sistema le da la posibilidad de crear por separados juegos de microfichas conteniendo los archivos de confidenciales, sucursales o cualquier archivo que necesite mantener separadamente, identificados en forma visible y ofreciendo la ventaja de tener todos los libros a la mano y ocupando un mínimo espacio en su escritorio.
El archivo PDF, grabado en CD, que se entrega junto a las microfichas le asegura la rapidez de búsqueda de la información, y de ser necesario le permite rápidamente imprimir la información solicitada.
La generación de microfichas realizadas por Grupo DN S.A. le ofrece la confidencialidad que necesita, ya que los archivos se procesan en nuestro propio centro de procesamiento documental. El sistema COM evita enviar los archivos a diferentes empresas para su procesamiento, la impresión de los archivos o el manejo de la información por personas no autorizadas.
Grupo DN S.A. cuenta con una amplia trayectoria en el manejo de información "confidencial", implementando soluciones para el manejo, la administración y la gestión de documentos.
Securitización Digital
La confianza digital es la principal preocupación de todos los que están migrando sus procesos físicos y presenciales a procesos electrónicos. La Confianza Digital permite la conservación y los intercambios electrónicos sin alterar los documentos.
Las empresas pueden incrementar su productividad y ahorrar tiempo en la gestión y en el intercambio de sus documentos. Los interrogantes que las empresas se plantean en cuanto a los documentos digitales son en relación a la conservación, al valor probatorio y a la preservación de los derechos de acceso a estos documentos.
Facturación electrónica.
La desmaterialización de los procesos administrativos (implica la "captura temprana" de los documentos, iniciando los procesos con documentos electrónicos, evitando así digitalizar formularios, papeles y listados impresos).
El archivo electrónico.
La digitalización certificada.
Los envíos electrónicos probatorios.
Custodia electrónica
La custodia electrónica hace referencia a un proceso que procura "guardar con cuidado y vigilancia" los documentos electrónicos, como define el diccionario de la lengua española el término "custodiar".
Está intrínsecamente ligado a la preservación digital y al uso de la firma electrónica avanzada, aspectos que derivan de la necesidad de validez a largo plazo de documentos electrónicos.
Los objetivos son similares a los de cualquier documento en papel que requiera de garantías futuras para que se considere válido en su ámbito de aplicación. Estos suelen ser:
Garantizar su integridad, que impida cualquier cambio sobre el original.
Garantizar su autenticidad, permitiendo contrastar su origen y ofrecer certeza sobre su autoría.
Garantizar la posibilidad de localización, facilitando las búsquedas y sin depender de relaciones externas entre la referencia y el contenido.
Garantizar el control de acceso.
Garantizar la trazabilidad de los accesos y del ciclo de vida.
Garantizar su preservación a largo plazo, por ejemplo con mecanismos de restauración y mantenimiento de las condiciones ambientales.
Integridad y autenticidad - Tecnologías relacionadas
Los mecanismos tecnológicos para ofrecer estas garantías sobre los documentos (al igual que el papel timbrado o un pasaporte) complementan o apoyan las funciones que ofrecen un tercero de confianza, un testigo o un notario, dado que en todo caso se utiliza un soporte documental de un hecho.
Los sistemas de custodia electrónica introducen mecanismos de tolerancia a fallos que permiten no solo detectar cambios sino recuperarlos. Estos sistemas pueden ir más allá de las tecnologías RAID, dado que pueden actuar de forma distribuida o en la nube.
Tercerización y Optimización de Procesos
La automatización de diversos procesos de negocio permite que las organizaciones optimicen sus procesos, generando ahorros y mejorando operativamente la gestión de la información.
Estos servicios profesionales están destinados a empresas con alguno de los siguientes objetivos:
Liberar espacios físicos en inmuebles propios o alquilados.
Reducir la cantidad de papeles generados.
Reducir los costos de gestión de archivos.
Mejorar los tiempos de respuesta de atención al cliente.
Proteger la información.
ayudarle.